Software a medida o estándar: cuándo merece la pena cada uno

Tarde o temprano, casi todos los negocios se hacen la misma pregunta: ¿seguimos con hojas de cálculo, contratamos un programa del mercado o encargamos uno a medida? No hay una respuesta única, pero sí señales claras para decidir.

Qué es cada uno

• Software estándar: un programa hecho para muchos negocios a la vez (un CRM, un programa de facturación, una agenda de citas). Pagas una licencia o una cuota y lo usas tal y como está.
• Software a medida: una herramienta diseñada para tu forma concreta de trabajar. Hace lo que necesitas y nada más.

Ventajas del software estándar

• Lo tienes funcionando en poco tiempo.
• La inversión inicial suele ser menor.
• El fabricante se encarga de las actualizaciones y del soporte.

Su punto débil: te adaptas tú al programa. Si tu proceso no encaja, acabas con trucos, tareas manuales o pagando por funciones que no usas.

Ventajas del software a medida

• Se adapta a cómo trabajas tú, no al revés.
• Solo incluye lo que necesitas, así que es más sencillo de usar.
• Puede conectarse con las herramientas que ya utilizas.
• Puede convertirse en una ventaja frente a tu competencia, por ejemplo un portal para tus clientes.

Su punto débil: requiere una inversión inicial y depender de quien lo desarrolla para las mejoras.

Señales de que te conviene algo a medida

• Pierdes horas cada semana copiando datos de un sitio a otro.
• Has probado varios programas y ninguno encaja con tu proceso.
• Usas tres o cuatro herramientas distintas para algo que debería estar en una.
• Tus datos están repartidos entre hojas de cálculo, emails y notas.
• Quieres ofrecer a tus clientes algo que te diferencie.

Y señales de que te basta uno estándar

• Tu proceso es parecido al de la mayoría de negocios de tu sector.
• Existe un programa que cubre el 80 % de lo que necesitas y el resto no es crítico.
• Necesitas empezar ya y no puedes esperar a un desarrollo.

La opción intermedia

No siempre hay que elegir entre todo o nada. A veces lo más rentable es usar un programa estándar y automatizar las tareas que se le escapan, o empezar con una herramienta a medida pequeña e ir ampliándola. Un ejemplo de software que he desarrollado es AppointDate, mi sistema de gestión de citas.

Si quieres ver qué tipo de herramientas desarrollo, tienes ejemplos en software a medida en Sevilla y en el caso de The Shelter.